Codificación e identificación de las existencias

La primera cuestión que viene a la mente cuando se trata de establecer una organización de cualquier almacén, es la determinar el método que sera preciso adoptar para identificar y poder seguir , paso a paso, cada existencia de material almacenado. Por tanto, se necesita establecer una nomenclatura que sirva para identificar y clasificar el tipo de existencia , indicando el material que la componen y sus particulares características.

Codificación de los materiales.-

Es evidente la necesidad de administrar técnicamente un proceso de codificación y nomenclatura dentro de la empresa, que permita clasificar los inventarios acorde a características comunes o propias de los materiales y su comportamiento en los flujos de distribución de los materiales durante todas las fases de recepción, almacenaje, producción y expedición.

La introducción de un articulo de las existencias en la nomenclatura elegida, necesita un examen preciso de su naturaleza y denominación, debiendo considerar como imprescindibles los siguientes elementos de identificación que tienen que verse representados en la codificación alfa-numérica a emplear:

• Nombre
• Material que lo constituye
• Las dimensiones
• El uso
• La referencia: si se trata de una pieza fabricada por o para la empresa, el numero de plano o la especificación, citando la marca o numero de referencia de un plano de conjunto o el de un catalogo y el nombre del fabricante
• La unidad de cuenta: kilogramo, litro, centenar, millar, etc.
• El o los servicios utilizadores

La clasificación debe hacerse de tal modo que cada familia de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización en el almacén.
La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código alfabético, códigos numéricos y alfanuméricos.

Se prefiere la numeración decimal a los sistemas nemotecnicos generalizados. El empleo de cifras permite toda clase de combinaciones y ayuda a recordar y memorizar la identificación del material en cuestión.

 Identificación por códigos de barras.-
La primera patente de código de barras fue registrada en 1952 . Los códigos de barra se basan en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado , que forman una estructura única que se traduce en caracteres alfanuméricos que representan cierta información. Se trata de una sucesión de barras oscuras sobre un fondo claro que permite el uso de lectores ópticos. Las barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres.
Esta tecnología permite alta precisión y velocidad en la captura de datos. En almacenes, facilita la consignación de entrada y salida de materiales , su trazabilidad y la toma física de inventarios.
Los sistemas mas conocidos son el UCC (Uniform Code Council) y el EAN (Eurppean Article Numbering), que utiliza un código de 13 dígitos numéricos.
Las ventajas que se pueden destacar de este sistema son:

• Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo.
• Rápido control del stock de mercancías.
• Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento.
• El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación.
• Se imprime a bajos costos.
• Posee porcentajes muy bajos de error.
• Permite capturar rápidamente los datos.
• Los equipos de lectura e impresión de código de barras son fáciles de conectar e instalar.
• Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos.

 

Identificación por Radiofrecuencia.-

En la actualidad, la tecnología más extendida para la identificación de objetos es la de los códigos de barras. Sin embargo, éstos presentan algunas desventajas, como la escasa cantidad de datos que pueden almacenar y la imposibilidad de ser reprogramados. La mejora ideada constituyó el origen de la tecnología RFID(siglas de Radio Frequency IDentification), en español identificación por radiofrecuencia) ; consiste en usar chips de silicio que pudieran transferir los datos que almacenaban al lector sin contacto físico, de forma equivalente a los lectores de infrarrojos utilizados para leer los códigos de barras.

Es un sistema que se encuadra dentro de la familia de las Tecnologías de Identificación Automática (A.I.T. en sus siglas en inglés), que utiliza semiconductores y microelectrónica para permitir la escritura/lectura rápida y fiable de datos contenidos en ciertos dispositivos, todo ello mediante ondas de radio de diferentes frecuencias (LF, HF, UHF, SHF), sin necesidad de contacto ni línea directa de visión, a distancias variables según el producto, capaz de identificar elementos agrupados y que puede ser utilizado de manera muy versátil e innovadora en múltiples procesos y actividades, permitiendo la transformación y mejora de éstos.

RFID es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas, tarjetas, transpondedores o tags RFID. El propósito fundamental de la tecnología RFID es transmitir la identidad de un objeto (similar a un número de serie único) mediante ondas de radio.

Las etiquetas RFID son unos dispositivos pequeños, similares a una pegatina, que pueden ser adheridas o incorporadas a un producto, un animal o una persona. Contienen antenas para permitirles recibir y responder a peticiones por radiofrecuencia desde un emisor-receptor RFID.

El modo de funcionamiento de los sistemas RFID es simple. La etiqueta RFID, que contiene los datos de identificación del objeto al que se encuentra adherido, genera una señal de radiofrecuencia con dichos datos. Esta señal puede ser captada por un lector RFID, el cual se encarga de leer la información y pasarla en formato digital a la aplicación específica que utiliza RFID.

Un sistema RFID consta de los siguientes tres componentes:

1. Etiqueta RFID : compuesta por una antena, un transductor radio y un material encapsulado o chip. El propósito de la antena es permitirle al chip, el cual contiene la información, transmitir la información de identificación de la etiqueta. Existen varios tipos de etiquetas. El chip posee una memoria interna con una capacidad que depende del modelo y varía de una decena a millares de bytes.
2. Lector de RFID : compuesto por una antena, un transceptor y un decodificador. El lector envía periódicamente señales para ver si hay alguna etiqueta en sus inmediaciones. Cuando capta una señal de una etiqueta (la cual contiene la información de identificación de esta), extrae la información y se la pasa al subsistema de procesamiento de datos.
3. Subsistema de procesamiento de datos RFID: proporciona los medios de proceso y almacenamiento de datos.

Actualmente, la aplicación más importante de RFID es la logística. El uso de esta tecnología permite tener localizado cualquier producto dentro de la cadena de suministro. En lo relacionado a la trazabilidad, las etiquetas podrían tener gran aplicación ya que las mismas pueden grabarse, con lo que se podría conocer el tiempo que el producto estuvo almacenado, en qué sitios, etc. De esta manera se pueden lograr importantes optimizaciones en el manejo de los productos en las cadenas de abastecimiento teniendo como base el mismo producto, e independizándose prácticamente del sistema de información.

Los beneficios y ventajas del RFID son

• Combinación de diferentes tecnologías la RFID e Internet.
• Audio libro para los jóvenes: cuando se reconoce el chip RFID, se inicializa la lectura del libro en viva voz, y permite enriquecerlo de diferentes maneras con aplicaciones interactivas y en línea, al mismo tiempo que conserva su forma sobre papel.
• Proveedor de identificación y localización de artículos en la cadena de suministro más inmediato, automático y preciso de cualquier compañía, en cualquier sector y en cualquier parte del mundo.
• Lecturas más rápidas y más precisas (eliminando la necesidad de tener una línea de visión directa).
• Niveles más bajos en el inventario.
• Mejora el flujo de caja y la reducción potencial de los gastos generales.
• Reducción de roturas de stock.
• Capacidad de informar al personal o a los encargados de cuándo se deben reponer las estanterías o cuándo un artículo se ha colocado en el sitio equivocado.
• Disminución de la pérdida desconocida.
• Ayuda a conocer exactamente qué elementos han sido sustraídos y, si es necesario, dónde localizarlos.
• Integrándolo con múltiples tecnologías -vídeo, sistemas de localización, etc.- con lectores de RFID en estanterías ayudan a prevenir el robo en tienda.
• Mejor utilización de los activos.
• Seguimiento de sus activos reutilizables (empaquetamientos, embalajes, carretillas) de una forma más precisa.
• Luchar contra la falsificación (esto es primordial para la administración y las industrias farmacéuticas).
• Retirada del mercado de productos concretos.
• Reducción de costos y en el daño a la marca (averías o pérdida de ventas).